2012年5月25日金曜日

クラウドで売上管理表を作成する

今回、勤務表と在庫管理表に続き、売上管理表をGoogleSpreadsheetで作成したいと思います。

§ 概要設計(まず、どんなものを作るのか?)

(1)月別の分類別の集計表とグラフを作成する

(2)月別の商品別の集計表とグラフを作成する

(3)月別の納入先別の集計表とグラフを作成する

と、この3点に集約します。


§ 売上データの作成


                          (少し小さいですが、ダブル・クリックすると大きくなります)

データの項目は、No.(伝票No)・商品名・日付(年月日)・月度・納入先・分類・単価・数量・金額の9種類です。

金額は数式:単価数量で自動計算します。



月度、これは月別に集計する際に必要となります。日付から月のみを関数MONTHで表示させます。



MONTH日付データの入ったセル

となります。


§ 集計表作成のポイント

集計にはビボット・テーブルという機能がありますが、この方法ではデータが更新させる(データ範囲を変更する)と、その都度操作しなければなりません。





そこで、データベース関数のDSUMを使用します。DSUMなら一度設定しておいたら、後は勝手に更新してくれます。

「 DSUMとは、データベース内の指定された条件を満たす数値の集計です。 」





§ 月別の分類別の集計表とグラフを作成する



分類別の集計表のフォーマットを作ります。縦に分類名(ここでは、パソコン・DVD・プリンタ)を横は月度(4月~7月)とします。


集計表の横にもう1つ表をつくります。この表には、上段:項目欄に月度と分類を入れ、下段:データ欄には、実際の月度と分類名を入れます。ここでは、4とパソコン、4とDVD・・・・・・7とDVD、7といプリンタの順に入力します。


四月の分類パソコンの集計をセルD5に表示したい場合は、D5をクリックして次の数式を入力します。



=DSUM(売上データ!A1:I25,売上データ!I1,P4:Q5)

・全データベース:売上データ!A1:I25
・フィールド(計算対象となる列):売上データ!I1 <  ここでは、”金額”です >
・検索条件が設定されているセル:
P4:Q5 <”月度”、”分類”という項目も検索条件に入ります>

このように設定していきます。例えば、5月度のDVDを集計するなら、
=DSUM(売上データ!A1:I25,売上データ!I1,X4:Y5)

6月度のプリンタを集計するなら、
 =DSUM(売上データ!A1:I25,売上データ!I1,T6:U7)


4月から7月までの集計の設定ができたら、その集計をもとにグラフを作成します。




[挿入]-[グラフ]よりグラフ・エディタが表示されます。
・グラフの設定
(1)種類
今回はデフォルトの縦クラフ
(2)グラフのタイトル
月別分類別売上集計
(3)データ(データ範囲)
商品別売上表'!C4:G7 
(4)見出の表示
C列・4行目を見出しとして使用する 



                    ↓



このようにして、月別の商品別の集計表と月別の納入先別の集計表も作成します。





となります。

GoogleSpreadsheetの売上管理表のサンプルをGoogleのテンプレートギャラリーに公開しました(もちろん無料です!!)。

ギャラリーのカテゴリーはビジネスで、名前は「uriage_shukei」です。

もしよろしければ、使用してください。

[テンプレートギャラリー]-[公開テンプレート]から検索「「uriage_shukei」表示されます。



(参考HP)

 
 
 
 

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